Notre ligne de conduite
l'acte de servir et de mettre tout en œuvre pour répondre à votre projet
Nos fondations et l’esprit de notre agence se sont bâtis en grande partie sur la réflexion de la place du client et du sens premier de la notion de Service.
Notre approche
Quelle doit être la place d’un client Maître d’Ouvrage dans un projet ?
L’exercice de notre métier a conduit trop souvent certains d’entre nous à positionner l’acte de concevoir à leurs propres services. Se laissant trop guider par un besoin de performance démonstrative, négligeant la nécessité d’encadrer la création par la rationalité de la réponse. Se laissant encore trop mener par l’expression d’une créativité générée par leur propre personnalité.
Nos fondements se basent sur l’inverse
Sur l’acceptation au sein de l’agence par tous et de façon claire, de la position centrale et déterminante du client Maître d’Ouvrage.
Ce qui est au-dessus de tout dans notre démarche, c’est le client, ses besoins, ses attentes, ses objectifs, sa vision, en résumé son programme.
Nous devons à nos clients, à ceux-là mêmes qui nous accordent leur confiance des choix de réponses, certes créatives, mais avant tout justes et rationnelles.
Ce n’est pas un hasard si depuis fort longtemps nos contrats ne s’appellent plus des contrats d’architecte mais des contrats de Maîtrise d’Œuvre.
La différence ne tient pas uniquement aux mots mais à leurs sens. Le premier fait appel à l’unique personnalité sachant, le second à une fonction, un objectif de travail, à l’encadrement raisonné, ….
Nos guides
Qu’est ce qui nous conduit ?
L’acte de servir un client Maître d’Ouvrage pour son projet.
Autrement dit, Le Sens du Service.
L’Écoute, y compris si la réflexion de penser du client, diffère de notre propre vision.
L’Étude, trouver la meilleure réponse mais avec l’honnêteté et la franchise de soumettre notre point de vue, même contradictoire, pour ambition de nourrir le protocole de réflexion, dans les phases de programmation, de conception, d’analyse de budget et de technique.
La Mise en Œuvre, garantir, tenir et assurer nos engagements de délais, de budget et de qualité.
Quelle en est la traduction opérationnelle ?
- Assurer aux clients et à leurs projets le savoir et l’expertise.
- Avancer et engager sans compter notre temps et notre investissement.
- Garantir la réactivité et la souplesse dont les clients et les projets ont besoin.
- Accepter que leurs programmes et leurs décisions puissent évoluer, changer jusqu’au dernier moment.
- Renseigner sur toutes les solutions.
- Devancer les problèmes, prévoir les conséquences des décisions, analyser pour déterminer les meilleurs choix.
- Donner de notre présence assidue pendant tous les cycles du projet.
Notre démarche qualité
Face à la taille et aux enjeux des projets, notre fonctionnement s’appuie sur un ensemble de protocoles afin de préserver l’homogénéisation, la cohérence, la traçabilité de toutes les pièces produites, dessinées ou écrites, de garantir un fonctionnement méthodique et rationnel dans la conduite d’un projet.
Tous les dossiers ouverts, en cours ou archivés, sont stockés sur 1 serveur dédié.
Aucun dossier n’est stocké sur les postes des Chargés de Projets. Cela permet d’éviter des copies de dossiers avec le risque entraîné de mise à jour incomplète ou de dossier perdu.
Pour une parfaite traçabilité des dossiers, sans exception, ils sont ordonnancés de manière totalement identique. Cela permet à toute personne de notre Société, en l’absence du Chargé de Projet, de travailler sur le dossier, ou de trouver la pièce écrite ou dessinée nécessaire à une réponse à apporter.
Toutes les pièces écrites, d’étude ou de chantier, sont présentées sous 1 forme identique.
Toutes les pièces dessinées au format DWG, sont réalisées avec des règles de dessin identiques pour tous. Cela permet à chacun de reprendre ou de terminer un travail sans que cela n’interfère sur la cohérence et l’homogénéité des plans.
Assistance à la Maîtrise d’Ouvrage
Audit, Diagnostic, Faisabilité
Cerner les besoins et les enjeux auprès des collaborateurs est un point essentiel pour définir la stratégie d’aménagement. Comprendre votre culture d’entreprise, les organisations internes existantes et celles à développer, telle est la mission d’audit qui sera traduite sous forme de macro-zoning et de schémas organisationnels et directionnels. L’établissement d’un programme clair est la clé d’un bon développement de projet.
La phase de Diagnostic de l’étude consiste à identifier, pour le compte du Maître d’Ouvrage, l’ensemble des paramètres nécessaires à prendre en compte dans le contexte global du projet : architectural, technique, réglementaire et urbanistique, budget, délais. Associer à l’Audit et à la Programmation, cela permet d’affiner les besoins du Maître d’Ouvrage et ainsi évaluer la pérennité du projet.
La notion de Faisabilité intervient au terme des précédentes phases. Elle peut être complétée par une faisabilité administrative selon le projet. Un changement d’affectation ou d’usage, une demande administrative à prévoir, nécessitent souvent des discussions avec les organes administratifs tel qu’instructeurs sécurité et accessibilité ou Architecte des Bâtiments de France avant le démarrage d’une étude plus poussée.
Transfert d’activité
De nouvelles organisations d’espace de travail amènent à modifier l’implantation des bureaux de vos collaborateurs, qu’ils soient sur un même site ou non.
La mission de transfert consiste à prendre en charge l’ensemble de la logistique nécessaire au bon déroulé de l’opération pour qu’il y ait le moins d’impacts sur le temps de travail. L’étude de transfert prendra en compte le recensement d’état des lieux et la traduction logistique des destinations de départ et d’arrivée du mobilier.
La concertation et le choix de l’entreprise de déménagement, ainsi que la coordination de l’ensemble des mouvements du personnel et du mobilier est intégrée à la mission, comme le pilotage, le planning d’exécution, le suivi et la réception sur site.
Dépôt administratif et volet réglementaire
Tout local professionnel se doit d’être en phase avec les réglementations en vigueur.
L’installation d’un Etablissement Recevant du Public doit se faire dans le respect des règles strictes de sécurité incendie et d’accessibilité aux personnes à mobilité réduite. L’agence possède de solides expériences sur ces sujets du fait des nombreux échanges réalisés avec les instructeurs de dossiers ou les préventionnistes dans ces deux secteurs. La constitution du dossier administratif d’ERP est le fruit des études averties menées lors des phases de Conception.
Modification de façade, pose d’enseignes, changement de destination de votre local amènent à déposer auprès des mairies une Déclaration Préalable. L’agence a l’expertise sur ce volet administratif et le langage commun à avoir avec les Architectes des Bâtiments de France.
Octopus Studio propose dans le cadre de projet de Permis de Construire une association avec une agence d’Architecture inscrite à l’Ordre des Architectes.
Maîtrise d’œuvre de conception
En mission de Conception, Octopus Studio travaille en concertation avec la Maitrise d’Ouvrage de l’Esquisse au Projet Pro sur toutes les étapes intermédiaires.
La phase d’Esquisse proposera une ou plusieurs solutions d’ensemble traduisant les éléments majeurs du programme et permettant d’en examiner la compatibilité avec les contraintes techniques et le coût prévu par le Maître d’Ouvrage.
De l’Avant Projet Sommaire à l’Avant Projet Définitif, le niveau de précision de la composition générale sera affiné. Sous forme de dessins en plan et d’images 3D, le projet s’animera dans ses aspects visuels et techniques. Les volets budgétaires et normatifs seront définis en collaboration avec les différents bureaux d’études pouvant se joindre à l’équipe du projet. La détermination de l’ensemble des principes de détails et des justifications des solutions techniques du projet en phase PRO permettent d’arrêter définitivement le Programme et le choix des équipements.
Ainsi l’Agence en qualité de Maîtrise d’Œuvre peut établir le Dossier de Consultation des Entreprises et un coût d’objectif global plus précis.
Maîtrise d’œuvre d’exécution
Au préalable du lancement des travaux, Octopus Studio lance par dossiers d’appel d’offre restreints une consultation des Entreprises afin de garantir le meilleur choix d’entreprise. L’analyse des offres, qu’elle soit en termes de prix, de compréhension du projet, et de références similaires, permet de retenir la meilleure entreprise face aux travaux envisagés.
L’équipe travaux une fois retenue, la préparation du chantier se fait autour d’un planning détaillé et de plans d’exécution et de synthèse validés.
L’Agence prend en charge la Direction de l’Exécution des Contrats de Travaux (DET), ce qui permet de s’assurer que les ouvrages en cours respectent bien les études effectuées, que l’exécution des travaux est conforme aux prescriptions des contrats de travaux et au planning général d’exécution. La DET accompagnée de la mission d’OPC (Ordonnancement – Pilotage – Coordination) permettent de maintenir une gestion globale du chantier, l’OPC reposant sur l’analyse des tâches élémentaires des travaux, sur la détermination de leur enchaînement, mais aussi sur l’harmonisation dans le temps et dans l’espace des actions des divers intervenants, au stade des travaux et dans les délais impartis.
Ce report régulier des opérations mènera à l’Assistance aux Opérations de Réception (AOR) portant sur l’organisation des opérations préalables à la réception des travaux, et le suivi des réserves formulées lors de la réception des travaux jusqu’à leur levée et leur parfait achèvement.
